Oblac

IKEA ❤ open space

5 min

Firma je kupila transportni kontejner i od njega napravila open space.

Kako broj programera raste, odjednom preti da ponestane mesta. Kako rešiti ovaj problem?

CEO razmišlja. Posle par dana, otvara sajt firme IKEA i prelistava ponudu radnih stolova. Ideja polako počinje da se javlja… Pronalazi uže stolove, čime štedi dvadesetak centimetara po stolu u odnosu na postojeće. Sumarno, to daje prostora za nekoliko novih radnih mesta. Problem rešen!

CTO ❤ open space

Uobičajena priča o open space je slatka, šarena, idilična zamisao. Ako izmaknemo zidove, primaknemo stolove, uvučemo stolice - odjednom postajemo Bolji Tim. Komunikacija teče tako lako: Srđan iz četvrtog reda može da vikne Milanu da pogleda PR; a Dušan iz dizajnerske sekcije da zatraži od Vlade odgovor na hitan mejl. Paket aranžman uživo.

Open space je, zapravo, samo još jedan medijum za interakciju. Danas ih ima sve više. Tu su aplikacije za prenos poruka (i, najvažnije, gif-ova mačaka i drugih mimova), zatim za virtuelne sastanke putem video-poziva i šta sve ne. Ne manjkaju načini za komunikaciju; svako postaje lako dostupan u svakom trenutku. Omni-prezentan.

Pretpostavka “otvorene komunikacije” (da tako jednim imenom obuhvatimo sve kanale) na papiru zvuči dobro. Menadžment želi više interakcije: više tačaka koje se mogu spojiti daje više komunikacije; više komunikacije u timu je Dobra Stvar?

Stvari nisu tako jednostavne.

Radnik ❤ open space

Izostavljen faktor otvorene komunikacije je trenutak interakcije. Interakcija u digitalnom svetu može biti sinhrona ili asinhrona. Narušavanje jednačine dovodi do toga da se sinhrona komunikacija nameće radniku: sada, odmah i uvek. Rezultat verovatno donosi više interakcije, ali stvara manjak smislene komunikacije.

Asinhrona komunikacija daje slobodu zaposlenom da sam odluči kada, ali i kako će komunicirati. To je vrednost koju ne treba olako odbaciti.

A open space teži da to naruši. Zanimljivo, jedno istraživanje pokazuje da je interakcija licem-u-lice opala za 70% kada se firma prebacila na open space model prostora. Potpuno neočekivani rezultat, koga nije lako objasniti. Moje tumačenje je slično vožnji javnim prevozom u vreme gužve: blizina drugih je infinitezimalna, ali pravimo mentalnu barijeru koja nas zapravo još više udaljava nego što je to inače slučaj.

Svaka priča o open space prostorima nema smisla bez priče o produktivnosti. Poslednji put kada sam pogledao, razvoj softver je bila umna veština. Kada se dobar deo vremena troši na umni rad, poželjno je da se ostvari fokus: uravnoteženost delanja. Okruženje koje forsira ili dopušta omni-prisutnost remeti najdragoceniji resurs rada.

Opet istraživanja kažu: sam boravak u open space prostoru čini naše raspoloženje 25% lošijim (usled buke, na primer) što potom izaziva stres (lučenje znoja se povećava 30-tak posto). Pandemijom nametnuti rad od kuće potvrđuje istraživanja: 70% radnika će potražiti novi posao ukoliko poslodavac ne ponudi fleksibilnost rada od kuće bar neko vreme.

Rad od kuće nije pitanje sedenja u donjem vešu i gledanju Netfliksa kada ti baš nije dan. To je forsiranje asinhrone komunikacije, stanja u kome nisi dostupan uvek, zarad postizanja radnog fokusa i, konačno, većeg učinka.

CFO ❤ open space

Da pomenemo i slona u sobi: otorena komunikacija (i open space) je drastično jeftiniji izbor. Nije blam da iza razloga izbora budu finansije, dok god se to iskreno komunicira.

Radni prostor ne bi trebalo zloupotrebljavati. Da se vratimo na početak teksta: “open space” ne znači “high density”. Tako, na primer, jedan akt iz 1948. u Indiji (izvor radne snage; zvuči poznato?) reguliše minimum 14.2 kubnih metara prostora po radniku. Bilo bi zanimljivo da tako nešto postoji i danas - i to ne samo u Indiji. Prema drugom istraživanju, radnici iz US softverske industrije imaju nekih 25 kvadratnih metara po čoveku (medijana). Ova brojka spada među manjim u US industrijama; najviše se šire advokati.

Druga istraživanja ukazuju na to da je fizička blizina zaista bitna za komunikaciju. Na primer, svega 10% komunikacije se dešava između zaposlenih čiji su stolovi udaljeni više od 500 metara. Drugim rečima, ima smisla da tim koji radi na projektu bude smešten relativno blizu, na pr. bar na istom spratu.

Naravno, daljina je drugačija metrika od gustine.

Ko ❤ open space?

Open space, ako je već finansijski neophodan, mora biti opravdan. Ne možemo samo zgurati radnike i očekivati da stvari prosto rade - to onda nije prostor, već farma. Uticaj otvorene komunikacije se mora meriti i pratiti. Sve više istraživanja pokazuje negativne efekte open space kancelarija kakve su sada; na to ne možemo više žmuriti.

Rešenje za open space ne mora nužno da bude skupo. Jedan eksperiment pokazaje da zaposleni više biraju kancelariju za sastanke koja ima jednostavne pokretne table kojima se prostor može podeliti. Ili pak da položaj aparata za kafu može da unapredi interakciju. Uostalom, busamo se u grudi kako smo inventivni; ta hajde da to i vidimo na ovom problemu.

Komunikacija je nešto u šta treba neprestano ulagati; a ne u igrarije, stolove za fudbal i igračke konzole. Komunikacija pravi inženjere, igračke prave decu. Koga želite u timu?

Open space koncept prostora vapi za unapređenjem. Šta čekamo, onda? Naravno, ako vam je uopšte stalo do komunikacije. Ako ne, predlažem IKEA sajt.