Okvir za sastanke (OKSA)
Kažite mi kako vodite sastanke, reći ću vam kako vrednujete projekat.
Prihvatam da budem nad*kani, matori, grbavi Statler ili Waldorf (nikada ih nisam razlikovao) i da sa balkona večito zakeram. Tvrdim:
Pogrešno razumemo, vrednujemo i vodimo sastanke.
To kada se svi uključimo u isto vreme i nešto kao pričamo, žao mi je, to nije sastanak. To je prestanak radnog procesa zarad glasovne, kratkotrajne i nejasne razmene najmanje vrednog sadržaja, a to je kratkotrajnog razmišljanja (a ne mišljenja).
Programeri imaju svoje dragocene okvire (frameworks), projektni menadžeri dražesne procese; za sastanke imamo samo šture agende i dugme za Join. Tome moramo stati na kraj!
OKSA
OKSA je jedan takav fiktivni obrazac za sastanke. Brojke u njemu su plod mašte, svaka sličnost sa pravim vrednostima je slučajnost.
1) Tokeni
Svake nedelje svaki član tima dobija 5 OKSA tokena (proizvoljan broj, odredite ga sami). Tokeni se troše prema broju prisutnih na sastanku na sledeći način:
- dva participanta: cena je
2tokena, - tri participanta: cena je
3tokena, - više od tri:
5 + Ntokena.
Tokene plaćaju participanti, kako se dogovore i mogu.
Na ovaj način ograničavamo broj sastanaka i učesnika. Tako je, pravilo je strogo; počiva na zaključku da sastanci sa više od 3 participanata imaju malu vrednost, dok njihova cena vrtoglavo (!) raste.
Tako mislim iz dva razloga. Prvi je da čovek jedva da može da prati dva paralelna toka informacija. Drugi je da je govorna razmena informacija inherentno obojena šumom - svim onim informacijama koje nisu neophodne za razumevanje logike.
2) Slot
Sastanci se mogu zakazivati samo u predviđenim terminima. Na primer, termin za sastanke je 10-11 časova. Sve van toga se ne sme koristiti za sastanke. U suprotnom se plaćaju dodatni OKSA token za svaki započeti sat.
Ovim prestaje zlostavljanje kalendara. Ne, nije u redu da se sastanci prave kada god ima slobodnog mesta u kalendaru! Važnije od sastanka je rad, a važnije od rada je fokus. Firma koja to ne razume i uvažava, ne haje za produktivnost.
3) Priprema
Svaki participant pre sastanka dobija do 3 pitanja/teme na koje mora odgovoriti. Pitanja nisu agenda! Pitanja ne moraju biti ista za svakoga.
Time objašnjavamo zašto je neko potreban na sastanku, kao i šta se od njega očekuje. Ukoliko se od prisutnog ne očekuje konkretan odgovor, ne treba da prisustvuje sastanku.
Priprema za sastanak je najvažniji deo sastanka! Da ponovim: priprema je najvažniji deo sastanka. Sav brejnstorming, razmišljanja, ideje, predlozi, primeri… sve to mora da se uobliči, osmisli, analizira od strane svakog učesnika. Na sastanak se mora doći isključivo sa jasnim, konciznim stavkama, na koje se nije moglo drugačije odgovoriti.
Priprema svakog participanta neka traje najmanje 3 x duzina-sastanka.
4) Rezultat
Rezultat sastanka je jedinstveni odgovor na sva pitanja dostavljena participantima. To nije rezime sastanka (meeting minutes). To je zaključak i akcione stavke.
5) Tok
Vlasnik sastanka je dužan da obavi sve neophodne radnje.
- Pre sastanka on prikuplja odgovore, usklađuje ih i poravnava;
- sastanak moderira;
- nakon sastanka pravi rezultat i distribuira svima na uvid.
Dobija nazad jedan OKSA token nakon obavljanja svih radnji.
Preskupoća
Cela ideja ovog okvira je da već skupe sastanke učini JOŠ skupljim. Pošto sami ne uspevamo da razumemo veliku cenu sastanka, potreban nam je obrazac koji će nam to predočiti.
Stop talking, start doing.